Avvikelsehantering som led i kvalitetssäkringen
Ett viktigt led i kvalitetssäkringen av en verksamhet är att rapportera avvikelser, att säkerställa att fel snabbt identifieras, att vidta åtgärder som förebygger att avvikelserna sker igen eller helst inte alls uppstår, samt att följa upp vidtagna åtgärders verkan.
Vad är en avvikelse?
”En icke förväntad händelse i verksamheten som medfört eller kunnat medföra en negativ påverkan på verksamheten” är att betrakta som en avvikelse.
Förbättringsarbete genom avvikelsehantering
Avvikelsehantering är verktyget i ett ständigt pågående förbättringsarbete. Avvikelsehantering skall användas i lärande syfte för att förebygga och undvika händelser, som annars skulle kunna få en negativ effekt på verksamheten, och uppnå bättre kvalitet.
Syftet med avvikelsehantering
- Att öka kunskapen om fel, incidenter och förbättringsmöjligheter i verksamheten.
- Att möjliggöra snabba och effektiva åtgärder.
- Att utifrån erfarenheter av olika händelser vidta förebyggande åtgärder för att minimera risken att samma eller liknande händelser sker igen.
Softmore IMPROVE®
Softmore IMPROVE® är ett webb-/mobilbaserat verktyg för avvikelsehantering. Tack vare enkelheten och tillgängligheten kan alla medarbetare, oavsett datavana, använda systemet. Det möjliggör ett brett engagemang och medför att fler av verksamhetens avvikelser faktiskt rapporteras in, och därmed kommer till ledningens kännedom. Det är först med den kunskapen som ledningen kan vidta de åtgärder som är viktigast för verksamheten, i rätt prioritetsordning.
Filmen visar hur man skapar en effektiv avvikelsehantering med Softmore IMPROVE®
Softmore IMPROVE® möjliggör ett effektivt kvalitetsarbete
Baserat på det inrapporterade underlaget, som återspeglar verkligheten i hela verksamheten, kan ledningen ta effektiva beslut som förebygger fel och förbättrar egna och leverantörers rutiner/processer, medarbetarnas arbetsmiljö samt verksamhetens miljöpåverkan och inte minst lönsamhet.
Softmore IMPROVE®:
- Samlar information om onödiga fel och brister i alla era enheter
- Hjälper er att:
- Registrera avvikelser.
- Fördela ansvar för handläggning av avvikelser (sker automatiskt).
- Identifiera, planera och genomföra rätt åtgärder.
- Följa upp åtgärdernas verkansgrad.
- Kartlägga vilka leverantörer som inte levererar tillräckligt hög kvalitet (genomlysning av hela verksamheten).
- Mäter processernas duglighet.
- Fungerar som kommunikationskanal med kunder och leverantörer (för bl a reklamationer).
- Fungerar som ett effektivt stöd för ansvarig chef i det dagliga operativa arbetet.
- Samlar in informationen från hela verksamheten och genererar automatiskt ett överskådligt beslutsunderlag för ledningen.
- Jämför affärsområden, regioner, distrikt, enheter och avdelningar.
- Allt sker i realtid.
Nytta med avvikelsehantering
- Högre kvalitet i leveranserna
- Förbättrar eller sorterar bort leverantörer som sänker kvalitetsnivån
- Ökad kundnöjdhet
- Förbättrad arbetsmiljö
- Nöjdare medarbetare
- Minskad miljöpåverkan
- Ökad lönsamhet
Exempel på avvikelser
Softmore IMPROVE® gör det möjligt att på ett effektivt sätt hantera en mängd olika typer av avvikelser och ärenden. Exempel på avvikelser kan vara:
- Interna fel
- Kundreklamationer
- Olycks- och tillbudsrapportering
Läs mer om Softmore IMPROVE®