Webbaserat IT-stöd för avvikelsehantering
Softmore IMPROVE® är ett webbaserat IT-stöd för systematiskt och strukturerat förbättringsarbete, genom fel- och avvikelserapportering.
Syfte
Många företag dras med stora onödiga kostnader, orsakade av fel och brister. Förutom direkta kostnader orsakar felen merarbete för personalen och missnöje hos kunderna.
Softmore IMPROVE®:s syfte är att skapa förbättring genom lärande och agerande, baserat på kunskap.
Förbättringsprocessen steg för steg:
- En medarbetare registrerar ett ärende
- Systemet utser en ansvarig som kompletterar informationen
- Återkoppling görs till leverantör och kund
- Avhjälpande åtgärd vidtas och registreras
- Eventuella kostnader kopplas till ärendet
- Ledningsgruppen tar ut rapporter som beslutsunderlag
- Beslut tas om förebyggande åtgärder
- Återkoppling sker till den som registrerat ärendet
Registrera, hantera, åtgärda och följa upp
Softmore IMPROVE® är ett system för att registrera, hantera, åtgärda och följa upp fel, brister och kundreklamationer, men också att systematisk ta vara på förbättringsförslag som genereras i organisationen.
Förbättring, från ax till limpa
I Softmore IMPROVE® görs enkelt allt från att registrera ärenden, tillsätta ansvariga, utreda orsaker till varför fel uppstår, koppla kostnader till enskilda fel samt besluta om, och planera, åtgärder, såväl direkt avhjälpande som förebyggande åtgärder.
Personliga login
Alla medarbetare får ett eget login och kan rapportera in fel och brister, allteftersom de upptäcks i den löpande verksamheten. På så vis kan beslutsfattare, automatiskt se vem som rapporterat och var felet uppstått.
Alla engageras
Som kund väljer ni själva hur många medarbetare som skall involveras, men bäst effekt får systemet om alla medarbetare rapporterar direkt in i systemet. Då är det alltid den som har förstahandskunskap om problemet som rapporterar.
Minskade ledtider
Med hjälp av enkel och snabb tillgång till informationen kan rätt personer snabbt vidta avhjälpande och förebyggande åtgärder. Både kund och leverantör får snabbt information kring de ärenden som berör dem.
Automatik
Om alla rapporterar in i systemet, från gräsrotsnivå och uppåt så blir systemet, nära nog, ett självspelande piano. Statistik och rapporter automatgenereras utifrån inlagd information, från hela verksamheten.
Minskade fel och kostnader OCH ökade intäkter
Med Softmore IMPROVE®, minskar ni felen och kostnaderna. Ni höjer också motivationen hos personalen och skapar starkare kundlojalitet. Dessutom ökar ni intäkterna genom att kunderna blir nöjdare.
Verktyg för kommunikation med leverantörer och kunder
Genom systemet kommunicerar man enkelt med både leverantörer och kunder. Leverantörerna får tydlig information om när de orsakat fel och brister. Kunder får återkoppling som visar att någon tar hand om deras synpunkter, på ett strukturerat sätt.
Tydliga rapporter
Förbättringsgruppen eller ledningsgruppen får ut rapporter som tydligt visar vad som orsakar fel och brister, samt vilken kostnad dessa medför.
Undersökningar visar att huvuddelen av bristkostnaderna uppkommer i den egna verksamheten och är svåra att identifiera utan systematisk registrering och strukturerad uppföljning.
Sammantaget ger detta ett effektivt underlag för verksamhetens förbättringsarbete, vilket leder till färre fel och brister och minskar företagets kostnader.
Medarbetarna får en direktkanal till ledningen
Det är inte ovanligt att medarbetarna i en organisation känner att man inte lyssnar på deras åsikter. Det beror oftast på att det inte finns en tydlig informationskanal, för strukturerat och systematiskt infomationsflöde, mellan medarbetarna och ledningen.
Med Softmore IMPROVE® får medarbetarna en direktkanal till ledningen och ledningen får ett informationsunderlag som stämmer med verkligheten. Dessutom får medarbetarna återkoppling på ATT informationen använda och HUR den används.
Förbättrat resultat genom sänkta kostnader
Kostnader för bristande kvalitet är i regel mycket stora. Undersökningar visar att det inte är ovanligt att de uppgår till 20-25 procent av ett företags omsättning.
En minskning av dessa kostnader genom förbättrad kvalitet leder direkt till en förbättring av resultatet, eftersom kostnaderna för en kvalitetsförbättring vanligen är en engångsinvestering.
Motsvarande resultatförbättring med hjälp av ökad försäljning är svårare att uppnå. Ökad försäljning, exempelvis genom att öka antalet kunder med bibehållen kvalitetsnivå, leder till ökade kostnader för bland annat personal, marknadsföring och administration. Flertalet av dessa kostnader är rörliga och kommer att följa försäljningsnivån. Detta innebär att den faktiska försäljningsökningen behöver vara större än önskad resultatförbättring.
Två huvudsyften
Ett mycket effektivt sätt att öka lönsamheten är alltså genom minskade kvalitetsbristkostnader. Softmore IMPROVE® har två huvudsyften:
- Att minska kvalitetsbristkostnader
- Att möjliggöra förbättring
Miljöarbetet stärker kundrelationen
Genom att visa omvärlden att man i verksamheten arbetar aktivt och systematiskt för att reducera fel och därmed minska miljöpåverkan, skapar man många fördelar. Förutom miljövinsten och resultatförbättringen visar man att man tar ansvar för extern påverkan, vilket upplevs som positivt av såväl den egna personalen som kunder, leverantörer och andra externa intressenter. Ett ökat förtroende från omgivningen ger högre grad av kundtrohet.
Arbetsmiljö
Ett aktivt förbättringsarbete påverkar också arbetsmiljön positivt genom att personalen upplever ökat medinflytande och möjlighet att påverka, vilket leder till förbättrad arbetseffektivitet som, i sin tur, medför besparingsmöjligheter.
Varför skall man registrera alla fel och brister i systemet?
Softmore IMPROVE®:s enkla handhavande och återkoppling leder till att medarbetare, på alla nivåer, känner att det är meningsfullt att rapportera in fel och brister. Det gör att en korrekt bild av verkligheten i verksamheten samlas på en plats och görs tillgängligt för ledningsgruppen.
Undersökningar visar att det är avgörande att så många av felen rapporteras in, för att man skall lyckas med ett effektivt förbättringsarbete.
Vad används information till?
Den värdefulla informationen används bl a för att identifiera:
- Var görs de flesta felen?
- Vilka fel kostar oss mest?
- Vilka leverantörssamarbeten är olönsamma p g a onödiga kostnader?
- Hur behandlar vi våra kunder?
- Vad tycker våra kunder om oss?
- Vilka förbättringsåtgärder skall vi prioritera?
- Hur minimerar vi vår miljöpåverkan?
- Hur skapar vi bästa möjliga arbetsmiljö?
Enkelhet och transparens är avgörande
Genom Softmore IMPROVE®:s enkla administration minskas hantering av brister, kundreklamationer och brandsläckning. Genom att den som registrerat ärendet får återkoppling skapas också förståelse och acceptans för förbättringsarbetet bland personalen, vilket ökar rapporteringsmoralen.
Det är en fördel att använda system som har ett tydligt syfte. Komplicerade, administrativt tunga, mätsystem, som har flera syften kan vara svåra att överblicka. Enkelhet i kombination med återkoppling är det bästa sättet att involvera hela personalen i förbättringsarbetet.
Systematisk uppföljning
I allt förbättringsarbete är systematisk uppföljning viktig. Utan uppföljning och tydlig återkoppling är det svårt att åstadkomma fortsatta förändringar. Om man fokuserar på och belönar de goda exemplen så skapar det en kultur med positiv inställning till felsök. Att identifiera ett fel ger möjlighet att åtgärda och framför allt se till att det inte händer igen.
Faktabaserad uppföljning
Uppföljning baserad på fakta, till exempel mätningar, är nödvändigt för framgång. Återkoppling till personalen med goda exempel, gällande förbättrade processer som underlättar deras arbete, skapar motivation att arbeta med förbättring och höjer rapporteringsmoralen.
Kommunikation med kunderna
Kunderna får information om fel som uppstår och vilka åtgärder som görs, vilket upplevs som tryggt och skapar förtroende. Med kort reaktionstid görs förbättringar och kostnadsbesparande åtgärder med mycket kortare ledtider.
En organisation som agerar långsamt på gammal information upplevs som trög och inflexibel av såväl personal som kunder, vilket kan få ödesdigra konsekvenser.
Analys baserad på fakta är nödvändigt för framgång
Genom analys av fel, brister och kundreklamationer, identifieras grundorsaken till problemet. Det gör att man kan undvika upprepningar. Genom dessa analyser kan man sedan göra uppskattningar om totaleffekter, som i sin tur ligger till grund för prioriteringar gällande beslut om t ex förbättrade rutiner.
Ett enda övergripande mål
Softmore IMPROVE® är enkelt och har, till syvende och sist, ett enda övergripande mål, att skapa förbättring genom lärande och agerande, baserat på kunskap. Genom enkelt handhavande och tydlig återkoppling skapas delaktighet ute i verksamheten.