ISO 9001 är en ledningssystemstandard för kvalitetsprocesserna i ett företag eller en organisation. Det kan beröra allt från hur man svarar i telefon till hur man undviker driftsstörningar.
Ett ledningssystem beskriver hur man ständigt förbättrar och justerar sin verksamhet för att möta kundernas behov.
ISO 9001 innehåller 58 krav som i sin tur baseras på 7 ledningsprinciper:
- Kundfokus
- Ledarskap
- Medarbetarnas engagemang
- Processinriktning
- Förbättring
- Faktabaserade beslut
- Relationshantering
ISO 9001 används av företag i hela världen och i Sverige certifieras ett nytt företag varje dag.
Det finns till och med de som bara gör affärer med företag som har ett ledningssystem. Standarderna inom ISO 9001 används idag av många framgångsrika tjänste- och varuproducerande företag, men också inom offentlig och ideell verksamhet.
1. Hur sparar organisationen pengar genom att använda ISO 9001?
Ett fungerande ledningssystem ger förutsättningar att effektivisera verksamheten och stärka upp processerna i organisationen, oavsett om det gäller tillverkande industri eller tjänsteorganisationer. Besparingar finns att hämta i produktionen och även i processer som är relaterade till medarbetare, leverantörer och kunder.
Kvalitetsbristkostnader kan uppgå till hela 20 procent av de totala kostnaderna och för tjänsteföretag är denna siffra ofta högre än för tillverkande företag. Ett ledningssystem baserat på ISO 9001 är en god investering och för att säkerställa maximal effekt krävs anpassning till den egna organisationen. Det är inte ovanligt att man kan hämta in stora delar av investeringen på bara ett par år.
2. Vad är det viktigaste för att ett ISO 9001-projekt ska lyckas?
Ledningens stöd och mellanchefers engagemang är en förutsättning för att få ut maximalt av ledningssystemet. Informera – Entuasismera – Engagera.
- Det är viktigt att forma ledningssystemet efter organisationens arbetssätt och att ISO 9001 ger support till detta.
- Identifiera möjliga kostnadsbesparingar och uppmuntra till förbättringsinitiativ.
- Se till kundnyttan och koppla detta till hur man arbetar både internt och externt.
- Att införa ISO 9001 som stöd i ledningssystemet är inte en engångshändelse, det förblir en del av organisationens kultur och arbetssätt. Då uppnås större nytta och utväxling.
3. Hur skaffar organisationen sig ett ISO 9001-certifikat?
När organisationens ledningssystem uppfyller kraven i ISO 9001 anlitar organisationen en extern oberoende part (ett ackrediterat certifieringsbolag) för att göra en revision dvs., för att kontrollera att kraven verkligen är uppfyllda. Därefter kan certifieringsbolaget utfärda ett certifikat. Förutom de positiva effekterna av ett fungerande kvalitetsledningssystem såsom effektivisering, kostnadsbesparingar och ökad lönsamhet, drar organisationen även nytta av en ISO 9001 certifiering i form av stärkt varumärke med många gånger nöjdare medarbetare och nöjdare kunder som följd. Det är helt enkelt många gånger konkurrensstärkande och ökar organisationens förtroendekapital. ISO 9001 används mer och mer i upphandlingsförfaranden.
4. Hur lång tid tar det att bli 9001-certifierad?
Det tar olika tid för olika organisationer och beroende på flera faktorer, t.ex.:
- Hur ser organisationen ut, storlek, omfattning?
- Hur ser det befintliga, om något, ledningssystemet ut?
- Vad är det för huvud- och stödprocesser som ska identifieras?
- Vilken nivå ligger ledningens engagemang på och vilka resurser finns tillgängliga?
- Är det kund- eller organisationsdrivet, dvs. vad är incitamentet och tidsramen?
En organisation bör kalkylera med ca 9-12 månader, beroende på resursinsats. Detta kan stärkas upp med t.ex. hjälp av extern utbildning och eventuell konsulthjälp.
Det är viktigt att poängtera vikten av att effekten av kvalitetsledningssystemet är bestående, dvs. att organisationen ser det som en del av dess hållbara affärsutveckling.
Det är många som behöver anpassa sig och vänja sig, t.ex. ledning, mellanchefer, personal, kunder och leverantörer. Det finns en styrka i synergieffekterna av ett effektivt kvalitetsledningssystem.
Källa: SIS · Swedish Standards Institute
Läs mer om ISO-certifiering
Vill ni ha hjälp eller läsa mer om hur det går till att bli ISO-certifierad kan ni läsa mer hos vår samarbetspartner develoq. Där beskrivs, på ett tydligt sätt, hur en ISO-certifiering går till, steg för steg. develoq är en konsultverksamhet som hjälper sina kunder i alla steg fram till ISO-certifiering. develoq hjälper också kunder, som redan är ISO-certifierade, att upprätthålla en hög effektivitet i kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet."